Datenschutzerklärung IT-Dienste und Ressourcen

Diese Datenschutzerklärung informiert sie über die Datenverarbeitung, wenn Sie IT Dienste, IT Ressourcen oder IT Dienstleistungen (im Folgenden kurz als "IT Dienste" bezeichnet) der FH Vorarlberg oder verbundener Unternehmen (u.a. Schloss Hofen) nutzen oder anderweitig mit uns interagieren (z. B. im Rahmen von IT Support Anfragen).

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter https://inside.fhv.at/display/hilfe/datenschutz und https://www.fhv.at/datenschutz/.

Welche Informationen verarbeiten wir?
Informationen, die Sie auf unseren IT Diensten verarbeiten oder speichern.

Dazu zählen u.a. eingegebene Texte, Kommentare, Bewertungen, hochgeladene Dokumente, übermittelte oder empfangene E-Mails. Diese Daten verarbeiten oder speichern wir explizit in Ihrem Auftrag und werden im folgenden "Inhaltsdaten" genannt.

Inhaltsdaten an einem Speicherort, der exklusiv nur für Sie eingerichtet wurde (z.B. Ihre Mailbox, Ihr Computer oder Ihr eigenes Netzwerklaufwerk) werden grundsätzlich unmittelbar mit der Beendigung Ihres Benutzerkontos unwiederbringlich gelöscht.

Inhaltsdaten an einem Speicherort, den Sie mit anderen teilen (z.B. Seiten im Intranet, der Lernplattform, in Gruppen-Netzwerklaufwerken oder in Cloud-basierten Speicherorten) bleiben erhalten bis die FH Vorarlberg diesen IT Dienst oder eine definierte Untermenge regulär und geordnet einstellt oder eine Löschung entsprechend des betrieblichen Löschkonzepts erfolgt.

Informationen in Zusammenhang mit Ihrem Benutzerkonto
Mitarbeiter*innen, externe Lehrbeauftragte und Studierende erhalten jeweils ein Benutzerkonto, zur Durchführung der Tätigkeiten im Rahmen des Dienstverhältnisses, des freien Dienstverhältnisses oder Werkvertrags, bzw. zur Durchführung des Studiums. Die jeweils erforderlichen Daten werden dabei zur Anlage des Benutzerkontos erfasst.

Um sicherzustellen, dass Ihre Daten geschützt sind, erfordern die IT-Dienste eine Authentifizierung auf Basis Ihres Benutzerkontos, aus diesem Grund wird Ihr Passwort gespeichert sowie Ihre Kontaktdaten (z.B. E-Mail Adresse). Sie erhalten ein Benutzerkonto in Zusammenhang mit einem rechtsgültigen Vertrag mit der FH Vorarlberg (z.B. Dienst- oder Ausbildungsvertrag).

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Daten weiteren Personen kontrolliert zur Verfügung stellen können, speichern wir weiters Ihre Rolle (z.B. Studierender) oder Zugehörigkeit zu bestimmten Gruppen (z.B. Abteilung, Studierendenkohorte).

Für die optimale Nutzung der IT -können wir in Ihrem Auftrag weitere Einstellungen (z.B. Profileinstellungen) speichern.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist bei Studierenden Art. 6 Abs 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs 1 lit. b) DSGVO (zur Erfüllung des Ausbildungsvertrags) und bei Mitarbeiter*innen und externen Dienstnehmer*innen Art. 6 Abs 1 lit. b) DSGVO (zur Vertragserfüllung).

Die Einrichtung von Benutzerkonten ist für das Bereithalten bestimmter Inhalte und Leistungen sowie zur Nutzung der Systeme der FH Vorarlberg erforderlich.

Das Benutzerkonto ist verpflichtend mit dem jeweiligen Vertragsverhältnis zu verwenden. Es wird entsprechend dem Löschkonzept der FH Vorarlberg nach Beendigung des Vertrags und der Aufbewahrungsfrist gelöscht. Das Löschkonzept orientiert sich nach den gesetzlichen Vorgaben und an den berechtigten Interessen der FH Vorarlberg, die Daten zu verarbeiten, um einen ordentlichen Studien- und Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.

Verwaltung von Lehre und Studium

Zweck der Verarbeitung
Die FH Vorarlberg betreibt eine Vielzahl an Anwendungen, die in Zusammenhang mit Lehre und Studium verwendet werden können, beispielsweise das Campusmanagementsystem. Dabei werden neben den mit dem Benutzerkonto verbundenen personenbezogenen Daten auch weitere personenbezogene Daten verarbeitet, welche in Zusammenhang mit der Durchführung des Studiums erforderlich sind.

Die Datenverarbeitung erfolgt für folgende Zwecke:

  • Organisation, Durchführung und Sicherstellung des ordentlichen Geschäftsbetriebs der FH Vorarlberg;
  • Durchführung der angebotenen Studienprogramme (z.B. Erfüllung der Ausbildungsverträge und damit zusammenhängende Tätigkeiten);
  • Organisation und Durchführung von Veranstaltungen;
  • Marketingzwecke;
  • Forschung.

Die Daten werden soweit erforderlich für die gesamte Dauer des Studiums sowie darüber hinaus gemäß den vorgesehenen und gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten verarbeitet.

Weiters werden die Kontaktdaten der Studierenden für die Übermittlung von Informationen zu aktuellen Themen und Inhalten rund um die FH Vorarlberg verwendet. Diese Verarbeitungstätigkeit erfolgt gem. Art. 6 Abs 1 lit. f) DSGVO im berechtigten Interesse, welches auf Marketingzwecken beruht. Sie können dieser Verarbeitungstätigkeit jederzeit nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO widersprechen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerspruch bleibt davon unberührt.

Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs 1 lit. b) DSGVO (zur Erfüllung der Ausbildungsverträge und Dienstverträge), Art. 6 Abs 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen, denen die FH Vorarlberg unterliegt, für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt gem. Art. 6 Abs 1 lit. e ) DSGVO (Bildungsauftrag), sowie das berechtigte Interesse der FH Vorarlberg gem. Art. 6 Abs 1 lit. f) DSGVO, welches darauf gestützt wird, die technische Infrastruktur und Gegebenheiten für die Betriebsführung ordnungsgemäß zur Verfügung zu stellen.

Empfängerinnen/Empfänger
Die personenbezogenen Daten werden durch die Mitarbeiter*innen der FH Vorarlberg für die in Zusammenhang mit der Durchführung des Studiums erforderlichen Tätigkeiten verwendet. Die Weiterleitung an externe Empfängerinnen/Empfänger erfolgt insoweit als dies zur Durchführung der Ausbildungsverträge, von anderen Verträgen, aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen oder von berechtigten Interessen der FH Vorarlberg erforderlich ist.

Tätigkeiten zur Gewährleistung der Funktionalität und Sicherheit der Systeme

Zweck der Verarbeitung und Datenkategorien
Für die Gewährleistung der Funktionalität und Sicherheit sowie für die laufende Optimierung und zur Problemanalyse und Behebung protokollieren wir die Nutzung der IT-Dienste, u.a. speichern wir IP-Adressen, Zugriffszeiten, verwendete Ressourcen (z.B. URLs, Dateien).

Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungstätigkeiten bildet gem. Art. 6 Abs 1 lit. f) DSGVO das berechtigte Interesse der FH Vorarlberg, welches darin besteht, eine möglichst optimale Funktionsfähigkeit der Systeme und die Datensicherheit zu gewährleisten.

Empfängerinnen/Empfänger
Der Zugriff auf diese Daten kann ausschließlich durch wenige berechtigte Personen erfolgen. Die FH Vorarlberg hat für die Sicherheit Ihrer Daten strikte interne Richtlinien erlassen, die Zugriff und Verwendung im Detail reglementieren und die datenschutzrechtlichen Vorgaben berücksichtigen. Eine Übermittlung an Auftragsverarbeiter kann im erforderlichen Umfang erfolgen.

Wie wir Daten speichern, verarbeiten und schützen
Die Speicherung und Verarbeitung der Daten erfolgt auf Geräten und Speichereinrichtungen im Eigentum und an einem Standort der FH Vorarlberg oder bei Cloud-Dienstleistern mit Speicherort innerhalb der EU (z.B. Microsoft 365 inklusive Microsoft Teams, ein System der Microsoft Corporation, das Campusmanagement-System Academy Five, ein System der Simovative GmbH, die ILIAS Lernplattform), mit denen die FH Vorarlberg den Schutz der Daten durch entsprechende Verträge geregelt hat, und durch explizit damit beauftragte und qualifizierte MitarbeiterInnen der FH Vorarlberg.

In bestimmten Fällen erfolgt eine Verarbeitung oder Speicherung durch Auftragsverarbeiter, jedoch nur, wenn diese Daten mit dem gleichen Schutzniveau oder höher als hier beschrieben und konform der EU-DSGVO behandeln und entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarungen vorliegen.

Die FH Vorarlberg hat betreffend der IT Sicherheit und Verfügbarkeit sowie für den Datenschutz geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, diese werden überwacht und laufend den rechtlichen Anforderungen und den sich ändernden Bedrohungen angepasst.

Im Rahmen der Optimierung oder zur Problemanalyse und -behebung können Daten an Dritte (Hersteller, Lieferanten, Support-Dienstleister oder Auftragsverarbeiter) übermittelt werden, jedoch nur, wenn diese Daten mit dem gleichen Schutzniveau oder höher als hier beschrieben und konform der DSGVO behandeln und entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarungen vorliegen.

Ihre Datenschutz-Rechte gemäß der DSGVO:
Gerne weisen wir Sie darauf hin, dass Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch haben. Anfragen beziehungsweise Anträge in diesem Zusammenhang können Sie an datenschutz@fhv.at richten.

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung erfolgt, können Sie diese jederzeit ebenfalls mittels E-Mail an datenschutz@fhv.at widerrufen, sofern die Verarbeitung aufgrund der berechtigten Interessen der FH Vorarlberg erfolgt, können Sie dagegen begründet Widerspruch erheben, wobei die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungen vom Widerruf unberührt bleibt.

Wenn Sie der Meinung sind, dass eine rechtswidrige Datenverarbeitung vorliegt, ersuchen wir Sie, sich mit der/dem Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@fhv.at in Verbindung zu setzen. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Beschwerde, welche bei der Österreichischen Datenschutzbehörde als zuständiger Aufsichtsbehörde einzubringen ist.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:

Fachhochschule Vorarlberg GmbH, Campus V
Hochschulstraße 1, 6850 Dornbirn
info@fhv.at, +43 5572 792-0

Kontakt Datenschutzbeauftragte/r: datenschutz@fhv.at