Datenschutzinformation für Studierende

Version 2, aktualisiert am 15.04.2020

Wir gehen mit Ihren personenbezogenen Daten sorgfältig und gewissenhaft um. Bei der Datenverarbeitung beachten wir die rechtlichen nationalen und europäischen Datenschutzbestimmungen und stellen Ihnen nach Art 13 EU-DSGVO folgende Informationen zur Verfügung.

Zweck der Datenverarbeitung, Datenkategorien:
Nach erfolgter Zusage für das Studium und Abschluss Ihres Ausbildungsvertrages werden Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Online-Bewerbung zur Verfügung gestellt haben, an der FH Vorarlberg, weiterhin gespeichert und automationsunterstützt verarbeitet. Dies gilt auch für die Dokumente, die Sie uns im Rahmen der Bewerbung übermittelt haben. Die Daten Ihrer Bewerbung werden in den Studierendenakt übernommen.

Die verarbeiteten Daten sind unter anderem Personenstammdaten, (wie z.B. Namen, akademischer Grad, Titel, Geschlecht, Geburtsort, Geburtsstaat, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft), Lichtbild, Adressen, Kontaktdaten (E-Mail, Mobiltelefon-Nummer). Weiters werden die Daten zu den Zugangsvoraussetzungen gespeichert (Abschlussart, Datum des Abschlusses, Name der Institution, Adresse der Institution, Berufserfahrung), ebenso Angaben zu Ihren Sprachkenntnissen.

Zur Durchführung des Studiums ist es erforderlich, dass die Studiendaten, wie z.B. die Matrikelnummer oder die personenbezogene Kennzahl, der Studiengang, die Studiengangskennzahl, der Zulassungsstatus, die Lehrveranstaltungsdaten, die Daten zum Berufspraktikum, die Studienerfolgsdaten, die Prüfungs- und Beurteilungsdaten, die Daten in Zusammenhang mit Ihrer ÖH-Mitgliedschaft (Bezahlung ÖH-Beitrag, ÖH-Wahl,…) und die Sozialversicherungsnummer oder das Ersatzkennzeichen verarbeitet und gespeichert werden.

Sofern Sie in Österreich über keine Sozialversicherungsnummer verfügen, müssen Sie laut Bildungsdokumentationsgesetz ein Ersatzkennzeichen haben. Falls Sie bereits über ein derartiges verfügen, sind Sie verpflichtet, dieses der FH Vorarlberg bekannt zu geben. Wenn Sie noch nicht über ein derartiges verfügen, wird für Sie ein Ersatzkennzeichen über das „Portal Austria“ des Bundesrechenzentrums angefordert. Falls Sie nachträglich noch eine Sozialversicherungsnummer erhalten, sind Sie verpflichtet, der FH Vorarlberg unverzüglich eine Mitteilung zu machen. Ab diesem Zeitpunkt verliert das Ersatzkennzeichen seine Bedeutung und wird durch die Sozialversicherungsnummer ersetzt. Das Ersatzkennzeichen ist ausschließlich für Zwecke der Meldung von Studierendendaten gemäß Bildungsdokumentationsgesetz relevant und hat keinerlei Bedeutung in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht.

Die FH Vorarlberg und deren Tochtergesellschaft Schloss Hofen Wissenschaft & Weiterbildung, Hofer Straße 26, 6911 Lochau, Austria (nachfolgend kurz Schloss Hofen) verwenden ein gemeinsames Campusmanagementsystem für die Studienverwaltung. Für die Regelung der damit zusammenhängenden datenschutzrechtlichen Aspekte wurde eine Vereinbarung gem. Art. 26 DSGVO abgeschlossen. Die Verwaltungsbereiche werden soweit als möglich getrennt geführt. Anlaufstelle für Betroffenenanfragen ist die FH Vorarlberg. Zur Vermeidung von Dubletten werden jedoch dann, wenn ein Unternehmen bereits ein Personenprofil angelegt hat, diese personenbezogenen Daten übernommen, wenn das andere Unternehmen dieselbe Person anlegt.

Im Rahmen des Studiums können von den Lehrenden und Mitarbeitenden der FH Vorarlberg Foto-/Video-/Tonaufnahmen von Lehrveranstaltungen für Zwecke der Lehre erstellt werden. Hierüber werden die Teilnehmenden vorab informiert. Diese Aufzeichnungen können solange es für die Lehre und Prüfungsvorbereitung der Studierenden erforderlich ist, gespeichert bleiben.

Mündliche Prüfungen können unter Einhaltung der dafür bestehenden Bestimmungen mittels Videokonferenzen durchgeführt werden.

Bei Incomings werden neben den sonstigen Daten auch der Notfallkontakt, Angaben zur entsendenden Hochschule, belegte Lehrveranstaltungen, sowie die Daten zur Durchführung beim Meldeamt (die Reisepassnummer, das Reisepassausstellungsdatum und die ausstellende Behörde sowie die vorgesehene Aufenthaltsdauer) verarbeitet.

Sofern Sie ein Auslandssemester absolvieren, sind dem International Office weitere Informationen zur Verfügung zu stellen. Die genauen Informationen sind abhängig von der von Ihnen ausgewählten Hochschule. Die entsprechenden Datenschutzinformationen werden Ihnen dann zur Verfügung gestellt.

In der Bibliothek der FH Vorarlberg wird die Campus-Card mit Ihrem Lichtbild, Ihrem Namen, Ihrem Geburtsdatum, dem Studiengang und der Matrikelnummer beziehungsweise der personenbezogenen Kennzahl sowie der Gültigkeitsdauer erstellt. Diese Campus-Card beinhaltet neben einem RFID-Code und Ausweisnummer auch Informationen betreffend Ihren Zugangsberechtigungen und Ihres Nutzungsrechts der Bibliothek. Darüber hinaus werden in der Bibliothek neben diesen Informationen und den Personenstammdaten (Name, Titel, Geburtsdatum, Geschlecht, Sprache, Kontaktdaten, Studiengang, Entlastungs- oder Exmatrikulationsdatum) auch der Benutzerstatus, die Daten zu Ihren Entlehnungen (Medien, Ausleihdaten, Vormerkungen, Verlängerungen, Bereitstellungen, Mahnungen, Gebühren etc.) gespeichert und verarbeitet. Diese Daten bleiben im Bibliothekssystem jedenfalls fünf Jahre nach Ihrem Letztkontakt gespeichert.

Die Campus-Card wird auch dazu verwendet, individuelle Zugangsberechtigungen sowie Kopierguthaben zu speichern. Darüber hinaus kann sie zur Speicherung von Guthaben für Snack-/Getränke- und Kaffeeautomaten verwendet werden. Die Campus Card hat somit Studierendenausweisfunktion, Schlüsselfunktion für Gebäude der FH Vorarlberg, Bibliotheksausweisfunktion und dient als Guthabenkarte für Drucker, Kopierer sowie Snack-/Getränke- und Kaffeeautomaten.

Ihr Portraitfoto, welches Sie uns überlassen haben, wird darüber hinaus für Tätigkeiten, die für die Durchführung Ihres Studiums erforderlich sind, verwendet, wie etwa für Ihr Profil im Campusmanagementsystem, für den Studierendenakt, für Studiengangslisten oder für Interviews.

Sofern von Ihnen im Rahmen des Studiums eine Masterarbeit erstellt wird, ist diese gemäß § 19 Abs 3 FHStG an die Bibliothek zu übergeben und wird dort veröffentlicht.

Die vorangeführten Verarbeitungstätigkeiten erfolgen auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Ausbildungsvertrags

Die FH Vorarlberg hat ein berechtigtes Interesse daran, von Lehrveranstaltungen oder sonstigen öffentlichen Veranstaltungen, die im Zusammenhang mit dem Studium durchgeführt werden, Aufnahmen in Bild, Video und/oder Ton zu erstellen. Diese werden unter anderem im Internet und/oder im Intranet und auf der Lernplattform der FH Vorarlberg veröffentlicht. Darüber hinaus werden derartige Aufnahmen auch für Marketing- und PR-Zwecke verwendet und können in Sozialen Medien, wie z.B. Facebook, You-Tube udgl. sowie in den lokalen Zeitungen veröffentlicht werden. Sie werden jeweils konkret auf die Aufnahmen hingewiesen. Sofern Sie nicht auf diesen aufscheinen wollen, ersuchen wir Sie, sich schon vor der Aufnahme an die zuständigen Personen zu wenden. Derartige Marketingmaßnahmen sind ein berechtigtes Interesse der FH Vorarlberg, da sie auf essentielle Weise die Wettbewerbsfähigkeit der Fachhochschule und deren Bestehen in der Konkurrenz auf dem freien Markt sichern.

Falls Sie nach erfolgreichem Abschluss Ihres Studiums an der offiziellen Sponsionsfeier teilnehmen, werden Sie dort namentlich genannt. Dabei wird das von Ihnen absolvierte Studium, der Studiengang sowie der verliehene akademische Grad angeführt und Ihr Lichtbild auf die Videowand projiziert. Wir weisen auch schon heute darauf hin, dass von der Sponsionsfeier eine Videoaufzeichnung erstellt wird, welche interessierten Personen kostenlos zum Download zur Verfügung gestellt wird, darüber hinaus werden von der Sponsionsfeier Fotos erstellt, welche auf den Homepages der FH Vorarlberg, in sozialen Medien sowie in Print Medien veröffentlicht werden. Da es sich bei der Sponsionsfeier um eine Veranstaltung handelt, die von öffentlichem Interesse ist, hat die FH Vorarlberg auch hieran ein berechtigtes Interesse, um die Wettbewerbsfähigkeit der Fachhochschule und deren Bestehen in der Konkurrenz auf dem freien Markt zu sichern. Wenn Sie diese Verarbeitungstätigkeiten ablehnen, können Sie an der offiziellen Sponsionsfeier nicht teilnehmen.

Weiters haben Sie die Möglichkeit, nach Abschluss Ihres Studiums dem Alumni-Verein der FH Vorarlberg beizutreten und werden Ihre personenbezogenen Daten in diesen übernommen. Dies erfolgt ebenfalls auf der Grundlage des berechtigten Interesses der FH Vorarlberg gem. Art. 6 Abs 1 lit. f) DSGVO, welches sich aus dem Interesse der FH Vorarlberg ergibt, mit den AbsolventInnen weiterhin in Kontakt zu bleiben und für diese eine Plattform zum fachlichen, studiengangsübergreifenden Austausch über das Studium hinaus bereitzustellen..

Auf dem Gelände der FH Vorarlberg erfolgen Videoüberwachungen bei den Eingangsbereichen zu den Gebäuden sowie bei den Labors im U-Trakt. Sofern Sie unter Verwendung der Campus-Card Zutritt zu Labors haben, wird Ihr Zutrittsverhalten (Tag, Zeit, Kartennummer) ebenfalls gespeichert. Dies erfolgt ebenfalls auf der Grundlage des berechtigten Interesses der FH Vorarlberg gem. Art. 6 Abs 1 lit. f) DSGVO, welches aufgrund bereits erfolgter Rechtsverletzungen im vorbeugenden Schutz von Personen und Sachen an öffentlich zugänglichen Orten, die dem Hausrecht des Verantwortlichen unterliegen, begründet ist.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für das Studium ist einerseits gesetzlich vorgesehen und ist andererseits für den Abschluss des Ausbildungsvertrags und die Durchführung Ihres Studiums unbedingt erforderlich. Sofern Sie uns die notwendigen Daten nicht zur Verfügung stellen, kann Ihr Studium nicht durchgeführt werden.

Rechtsgrundlagen:

Wie bereits oben im Detail ausgeführt erfolgen die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten entweder zur Erfüllung des Ausbildungsvertrags (Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO) oder zur Wahrung der berechtigten Interessen der FH Vorarlberg (Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO). Im Einzelfall können während des Studiums auch Einwilligungen (Art. 6 Abs 1 lit. a DSGVO) zur Durchführung von Verarbeitungstätigkeiten eingeholt werden.

Empfängerinnen/Empfänger:
Die personenbezogenen Daten der Studierenden werden zur Erledigung der mit der Durchführung Ihres Studiums erforderlichen Tätigkeiten durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FH Vorarlberg verwendet und intern an die zuständigen Personen weitergeleitet. Aufgrund des Umstands, dass Schloss Hofen dasselbe Campusmanagement-System verwendet, kann erforderlichenfalls mit Ihrer Einwilligung auch ein Zugriff auf die Daten durch hierzu berechtigte MitarbeiterInnen von Schloss Hofen erfolgen.

Eine Weiterleitung an externe Stellen erfolgt, insoweit dies zur Durchführung des mit Ihnen abgeschlossenen Ausbildungsvertrags, aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen, oder aufgrund von berechtigten Interessen der FH Vorarlberg erforderlich ist.

Dies betrifft allen voran die verpflichtenden Meldungen an die Agentur für Qualitätssicherung und Akkreditierung Austria (AQ), Renngasse 5, 1010 Wien, Tel.: 0043-1-532-02 20-02, E-Mail: office@ac.ac.at. An diese werden Namen, Matrikelnummer/Personenkennzeichen, Geburtsdatum, Geschlecht, Sozialversicherungsnummer oder Ersatzkennzeichen, Staatsbürgerschaft, Anschrift, Informationen zu den Zugangsvoraussetzungen, Beginn- und Beendigungsdatum der Ausbildung, Ausbildungssemester, Studierendenstatus, Daten zur Beteiligung an internationaler Mobilität, Studienstandort, Organisationsform des Studienganges, Berufstätigkeit bei berufsbegleitend organisierten Studiengängen, Bundesförderung und allfällige Daten zu gemeinsamen ordentlichen Studien übermittelt.

Im Wege der Agentur für Qualitätssicherung und Akkreditierung Austria (AQ) werden die vorgesehenen Daten an das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung, Minoritenplatz 5, 1010 Wien, ministerium@bmbwf.gv.at und an die Statistik Austria, Guglgasse 13, 1110 Wien, info@statistik.gv.at bekannt gegeben.

Weiters werden zur Durchführung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftswahlen und für die Hochschülerschafts-Mitgliederevidenz die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten (z.B. Namen, das bildungseinrichtungsspezifische Personenkennzeichen (Matrikelnummer, Personen-kennzahl,…), Sozialversicherungsnummer oder Ersatzkennzeichen, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Adressen (Heimat- und Studienort), E-Mail-Adresse, Bezeichnung der Bildungseinrichtung samt Codierung und der Studiengang) an das Bundesrechenzentrum, Hintere Zollamtsstraße 4, 1030 Wien, Tel. +43 1 71123-0, die Bundesvertretung der österreichischen Hochschüler_Innenschaft, Taubstummengasse 7-9, 4. Stock, 1040 Wien, Tel.: 01/310 88 80-0, E-Mail: oeh@oeh.ac.at und die Hochschulvertretung der FH Vorarlberg, E-Mail: oeh@fhv.at übermittelt.

Sofern Sie ein Stipendium beziehen, werden im Wege über die Stipendien-Schnittstelle und die Agentur für Qualitätssicherung Austria an die Studienbeihilfenbehörde die notwendigen personenbezogenen Daten automationsunterstützt übermittelt. Das sind z.B. Namen, (Ausbildungs-)Semester, Studienjahr, Matrikelnummer/Personenkennzeichen, Sozialversicherungsnummer oder Ersatzkennzeichen, Datensatz-Typ (AntragstellerIn/AngehörigeR), Studierendenstatus, Beendigungsdatum, Studienbeitrag/ÖH-Beitrag, Meldung der Fortsetzung des Studiums, Studienerfolg (ECTS) und Art der Studiumsorganisation.

Für den Bezug von Leistungsstipendien ist es erforderlich, dass Ihr Vorname, Familienname, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Postleitzahl, Ort, Straße, Leistungsangebot, Betrag, Zeitraum, Datum der Leistungsgewährung und Datum der Auszahlung via Finanzonline an die Transparenzdatenbank gemeldet werden.

Sollten Sie an einem Mobilitätsprogramm für einen Studienaufenthalt im Ausland teilnehmen, werden die erforderlichen, entsprechenden Daten-Übermittlungen an die EU-Kommission, Tel.: 00 800 67 89 10 11 (aus EU-Ländern), 00 +32 2 299 96 96 (aus Nicht-EU-Ländern) den Österreichischen Austauschdienst (OeAD), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien, Tel.: +43 1 53408-0, E-Mail: info@oead.at oder Partnerinstitutionen vom International Office der FH Vorarlberg getätigt. Im Detail werden die Übermittlungsdaten an die jeweilige Gesetzeslage bzw. den Anforderungen des jeweiligen Mobilitätsprogramms angepasst. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie jeweils anlassbezogen vom International Office der FH Vorarlberg.

Wenn Sie von der FH Vorarlberg für einen Förder- oder Würdigungspreis vorgeschlagen werden, werden Sie vorher angefragt, ob Sie damit einverstanden sind. Wenn das der Fall ist, werden die jeweils erforderlichen Unterlagen und Informationen an die jeweiligen die Preise verleihenden Institutionen übermittelt.

Als Studierende/r erhalten Sie ein Microsoft 365 Konto, die FH Vorarlberg wird über dieses Konto mit Ihnen kommunizieren (per Email und über Microsoft Teams), auch eine Kommunikation der Studierendenuntereinander sowie mit Lehrenden und anderen FH Mitarbeitenden ist damit zulässig. Weitere Dienste gemäß Microsoft 365 Education A3 stehen Ihnen für Ihr Studium zur Verfügung, die FH Vorarlberg kann für die weiteren Dienste aber weder einen Support anbieten, noch kann sie die Verfügbarkeit gewährleisten oder eine Haftung dafür übernehmen. Microsoft Education A3 365 wird von der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA lizenziert und unterliegt den Bestimmungen des Privacy Shield.

Wenn Sie das erste Mal zum Studium in Österreich zugelassen werden und noch an keiner Universität, Pädagogischen Hochschule, Einrichtung zur Durchführung von Fachhochschul-Studiengängen oder Privatuniversität zugelassen waren, ist die FH Vorarlberg verpflichtet ist, Ihnen eine Matrikelnummer zuzuordnen. Dafür werden Ihre Personendaten (z.B. Namen, akademischer Grad, Adressen, Geschlecht, Geburtsdatum) an den Datenverbund der Universitäten, Pädagogischen Hochschulen und Fachhochschulen gemeldet und wird Ihnen eine Matrikelnummer zugeordnet. Im Fall der Durchführung gemeinsamer Studien ist es zusätzlich erforderlich, dass Studierendenbeitragsdaten, Studiendaten und Studienerfolgsdaten an den Datenverbund gemeldet werden. Darüber hinaus können erforderlichenfalls allfällige Daten zur Studienberechtigungsprüfung gemeldet werden.

Hinsichtlich allfälliger sonstiger Übermittlungen werden Sie entsprechend informiert und wenn es erforderlich ist, wird Ihre Einwilligung dafür eingeholt.

Aufbewahrungsdauer:

Nachstehend geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über die wichtigsten vorgesehenen Speicherdauern:

Sozialversicherungsnummer bzw. Ersatzkennzeichen: 2 Jahre nach Studienabschluss bzw. Exmatrikulation;

Ausbildungsvertrag und sonstige Vereinbarungen sowie Daten und Unterlagen zum Studienabschluss 80 Jahre nach Studienabschluss bzw. Exmatrikulation;

Daten und Rechnungen zum ÖH-Beitrag: 7 Jahre nach Ende des Jahres, in welchem das Studium abgeschlossen wurde bzw. die Exmatrikulation erfolgte.

Sonstige Daten und Unterlagen: im Wesentlichen drei Jahre nach Studienabschluss bzw. Exmatrikulation.

Ihre Datenschutz-Rechte gemäß der DSGVO:
Gerne weisen wir Sie darauf hin, dass Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch haben. Anfragen beziehungsweise Anträge in diesem Zusammenhang können Sie an datenschutz@fhv.at richten.

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, können Sie diese jederzeit ebenfalls mittels E-Mail an datenschutz@fhv.at widerrufen, sofern die Verarbeitung aufgrund der berechtigten Interessen der FH Vorarlberg erfolgt, können Sie dagegen begründet Widerspruch erheben, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf oder Widerspruch erfolgten Datenverarbeitungen davon unberührt bleibt.

Wenn Sie der Meinung sind, dass eine rechtswidrige Datenverarbeitung vorliegt, ersuchen wir Sie, sich mit uns unter datenschutz@fhv.at in Verbindung zu setzen. Darüber hinaus haben Sie dagegen das Recht auf Beschwerde, welche bei der Österreichischen Datenschutzbehörde als zuständiger Aufsichtsbehörde einzubringen ist.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
Fachhochschule Vorarlberg GmbH, Campus V
Hochschulstraße 1, 6850 Dornbirn
info@fhv.at, +43 5572 792-0

Für Fragen und Anliegen in Zusammenhang mit dem Datenschutz an der FH Vorarlberg steht Ihnen gerne unsere interne Ansprechperson zur Verfügung, welche Sie per E-Mail unter datenschutz@fhv.at erreichen können.