Datenschutz und Information für die Verwaltung der Daten von Studierenden

Wir gehen mit Ihren personenbezogenen Daten sorgfältig und gewissenhaft um. Bei der Datenverarbeitung beachten wir die rechtlichen nationalen und europäischen Datenschutzbestimmungen und stellen Ihnen nach Art 13 EU-DSGVO folgende Informationen zur Verfügung

Erfassung personenbezogener Daten: Zweck und gesetzliche Grundlagen
Nach erfolgter Zusage für das Studium und Abschluss Ihres Ausbildungsvertrages werden Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Online-Bewerbung zur Verfügung gestellt haben, an der FH Vorarlberg, weiterhin gespeichert und automationsunterstützt verarbeitet. Dies gilt auch für Dokumente, die Sie uns im Rahmen der Bewerbung übermittelt haben.

Die verarbeiteten Daten sind unter anderem Personendaten, wie z.B. Namen, akademischer Grad, Titel, Lichtbild, Adressen, Kontaktdaten (E-Mail, Mobiltelefon-Nummer), Geschlecht, Geburtsort, Geburtsstaat, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft. Weiters werden die Daten zu den Zugangsvoraussetzungen gespeichert (Abschlussart, Datum des Abschlusses, Name der Institution, Adresse der Institution, Berufserfahrung), ebenso Angaben zu Ihren Sprachkenntnissen.

Sofern Sie in Österreich über keine Sozialversicherungsnummer verfügen, müssen Sie laut Bildungsdokumentationsgesetz ein Ersatzkennzeichen haben. Falls Sie bereits über ein derartiges verfügen, sind Sie verpflichtet, dieses der FH Vorarlberg bekannt zu geben. Wenn Sie noch nicht über ein derartiges verfügen, wird für Sie ein Ersatzkennzeichen über das „Portal Austria“ des Bundesrechenzentrums angefordert. Falls Sie nachträglich noch eine Sozialversicherungsnummer erhalten, sind Sie verpflichtet, der FH Vorarlberg unverzüglich eine Mitteilung zu machen. Ab diesem Zeitpunkt verliert das Ersatzkennzeichen seine Bedeutung und wird durch die Sozialversicherungsnummer ersetzt. Das Ersatzkennzeichen ist ausschließlich für Zwecke der Meldung von Studierendendaten gemäß Bildungsdokumentationsgesetz relevant und hat keinerlei Bedeutung in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht.

Zur Durchführung des Studiums ist es erforderlich, dass die Studiendaten, wie z.B. die Matrikelnummer oder die personenbezogene Kennzahl, der Studiengang, die Studiengangskennzahl, der Zulassungsstatus, die Lehrveranstaltungsdaten, die Daten zum Berufspraktikum, die Studienerfolgsdaten, die Prüfungs- und Beurteilungsdaten, die Daten in Zusammenhang mit Ihrer ÖH-Mitgliedschaft (Bezahlung ÖH-Beitrag, ÖH-Wahl,…) und die Sozialversicherungsnummer oder das Ersatzkennzeichen verarbeitet und gespeichert werden.

Bei Incomings werden darüber hinaus noch der Notfallkontakt, Angaben zur entsendenden Hochschule, belegte Lehrveranstaltungen, sowie die Daten zur Durchführung beim Meldeamt (die Reisepassnummer, das Reisepassausstellungsdatum und die ausstellende Behörde sowie die vorgesehene Aufenthaltsdauer) verarbeitet.

Sofern Sie ein Auslandssemester absolvieren, sind dem International Office weitere Informationen zur Verfügung zu stellen. Die genauen Informationen sind abhängig von der von Ihnen ausgewählten Hochschule. Die entsprechenden Datenschutzinformationen werden Ihnen dann zur Verfügung gestellt.

In der Bibliothek der FH Vorarlberg wird die Campus-Card mit Ihrem Lichtbild, Ihrem Namen, Ihrem Geburtsdatum, dem Studiengang und der Matrikelnummer beziehungsweise der personenbezogenen Kennzahl sowie der Gültigkeitsdauer erstellt. Diese Campus-Card beinhaltet neben einem RFID-Code und Ausweisnummer auch Informationen betreffend Ihren Zugangsberechtigungen und Ihres Nutzungsrechts der Bibliothek. Darüber hinaus werden in der Bibliothek neben diesen Informationen und den Personenstammdaten (Name, Titel, Geburtsdatum, Geschlecht, Sprache, Kontaktdaten, Studiengang, Entlastungs- oder Exmatrikulationsdatum) auch der Benutzerstatus, die Daten zu Ihren Entlehnungen (Medien, Ausleihdaten, Vormerkungen, Verlängerungen, Bereitstellungen, Mahnungen, Gebühren etc.) gespeichert und verarbeitet. Diese Daten bleiben im Bibliothekssystem jedenfalls fünf Jahre nach Ihrem Letztkontakt gespeichert. Sofern Sie Ihr Studium erfolgreich abschließen, sind Sie lebenslang berechtigt, kostenfrei Medien der Bibliothek der FH Vorarlberg auszuleihen. Aus diesem Grund bleiben Ihre Daten analog zu den Studienabschlussdaten 80 Jahre gespeichert. Sofern Sie dies wünschen, können Ihre Daten auf Antrag aus dem System gelöscht werden.

Die Campus-Card wird auch dazu verwendet, individuelle Zugangsberechtigungen sowie Kopierguthaben zu speichern. Darüber hinaus kann sie zur Speicherung von Guthaben für Snack-/Getränke- und Kaffeeautomaten verwendet werden. Die Campus Card hat somit Studierendenausweisfunktion, Schlüsselfunktion für Gebäude der FH Vorarlberg, Bibliotheksausweisfunktion und dient als Guthabenkarte für Drucker, Kopierer sowie Snack-/Getränke- und Kaffeeautomaten.

Ihr Portraitfoto, welches Sie uns überlassen haben, wird darüber hinaus Tätigkeiten, die für die Durchführung Ihres Studiums erforderlich sind, verwendet, wie etwa für Ihr Profil im Campusmanagementsystem, für den Studierendenakt, für Studiengangslisten oder für Interviews.

Die FH Vorarlberg hat ein berechtigtes Interesse daran, von Lehrveranstaltungen oder sonstigen öffentlichen Veranstaltungen, die im Zusammenhang mit dem Studium durchgeführt werden, Aufnahmen in Bild, Video und/oder Ton zu erstellen. Diese werden unter anderem im Internet und/oder im Intranet und auf der Lernplattform der FH Vorarlberg veröffentlicht. Darüber hinaus werden derartige Aufnahmen auch für Marketing- und PR-Zwecke verwendet und können in Sozialen Medien, wie z.B. Facebook, You-Tube udgl. sowie in den lokalen Zeitungen veröffentlicht werden. Sie werden jeweils konkret auf die Aufnahmen hingewiesen. Sofern Sie nicht auf diesen aufscheinen wollen, ersuchen wir Sie, sich schon vor der Aufnahme an die zuständigen Personen zu wenden. Derartige Marketingmaßnahmen sind ein berechtigtes Interesse der FH Vorarlberg, da sie auf essentielle Weise die Wettbewerbsfähigkeit der Fachhochschule und deren Bestehen in der Konkurrenz auf dem freien Markt sichern.

Falls Sie nach erfolgreichem Abschluss Ihres Studiums an der offiziellen Sponsionsfeier teilnehmen, werden Sie dort namentlich genannt. Dabei wird das von Ihnen absolvierte Studium, der Studiengang sowie der verliehene akademische Grad angeführt und Ihr Lichtbild auf die Videowand projiziert. Wir weisen auch schon heute darauf hin, dass von der Sponsionsfeier eine Videoaufzeichnung erstellt wird, welche interessierten Personen kostenlos zum Download zur Verfügung gestellt wird, darüber hinaus werden von der Sponsionsfeier Fotos erstellt, welche auf den Homepages der FH Vorarlberg, in sozialen Medien sowie in Print Medien veröffentlicht werden. Da es sich bei der Sponsionsfeier um eine Veranstaltung handelt, die von öffentlichem Interesse ist, hat die FH Vorarlberg auch hieran ein berechtigtes Interesse, um die Wettbewerbsfähigkeit der Fachhochschule und deren Bestehen in der Konkurrenz auf dem freien Markt zu sichern. Wenn Sie diese Verarbeitungstätigkeiten ablehnen, können Sie an der offiziellen Sponsionsfeier nicht teilnehmen.

Sofern von Ihnen im Rahmen des Studiums eine Masterarbeit erstellt wird, ist diese gemäß § 19 Abs 3 FHStG an die Bibliothek zu übergeben und wird dort veröffentlicht. Weiters haben Sie die Möglichkeit, nach Abschluss Ihres Studiums dem Alumni-Verein der FH Vorarlberg beizutreten.

Zur Sicherung des Eigentums der FH Vorarlberg erfolgen Videoüberwachungen bei den Eingangsbereichen zu den Gebäuden sowie bei den Labors im U-Trakt. Sofern Sie unter Verwendung der Campus-Card Zutritt zu Labors haben, wird Ihr Zutrittsverhalten (Tag, Zeit, Kartennummer) ebenfalls gespeichert. Dies erfolgt auf der Grundlage des berechtigten Interesses der FH Vorarlberg.

Nach Abschluss eines Ausbildungsvertrages und Zulassung an der FH Vorarlberg, werden die Daten Ihrer Bewerbung in den Studierendenakt übernommen und nach Ablauf der im Bildungsdokumentationsgesetz geregelten Aufbewahrungsdauer (zwischen 2 [Sozialversicherungs-nummer] bzw. 80 Jahren nach Abgang von der Bildungseinrichtung oder bis zum Ablauf der entsprechenden, spezialgesetzlichen oder vertraglich mit Dritten vereinbarten Aufbewahrungs-fristen) bzw. der an der FH Vorarlberg aufgrund deren berechtigten Interessen vorgesehenen Aufbewahrungsfristen einer Löschung zugeführt. Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung der Studierendendaten allenfalls bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, zu welchen diese als Beweis benötigt werden.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Durchführung Ihres Studiums unbedingt erforderlich und ist einerseits durch den Ausbildungsvertrag, andererseits durch gesetzliche Grundlagen oder zur Wahrung der berechtigten Interessen der FH Vorarlberg legitimiert. Sofern Sie uns die notwendigen Daten nicht zur Verfügung stellen, kann Ihr Studium nicht durchgeführt werden.

Datenverarbeitung und -übermittlungen:
Die personenbezogenen Daten der Studierenden werden zur Erledigung der mit der Durchführung Ihres Studiums erforderlichen Tätigkeiten durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FH Vorarlberg verwendet und intern an die zuständigen Personen weitergeleitet. Eine Weiterleitung an externe Stellen erfolgt, insoweit dies zur Durchführung des mit Ihnen abgeschlossenen Ausbildungsvertrags, aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen, oder aufgrund von berechtigten Interessen der FH Vorarlberg erforderlich ist.

Dies betrifft allen voran die verpflichtenden Meldungen an die Agentur für Qualitätssicherung und Akkreditierung Austria (AQ), Renngasse 5, 1010 Wien, Tel.: 0043-1-532-02 20-02, E-Mail: office@ac.ac.at. An diese werden Namen, Matrikelnummer/Personenkennzeichen, Geburtsdatum, Geschlecht, Sozialversicherungsnummer oder Ersatzkennzeichen, Staatsbürgerschaft, Anschrift, Informationen zu den Zugangsvoraussetzungen, Beginn- und Beendigungsdatum der Ausbildung, Ausbildungssemester, Studierendenstatus, Daten zur Beteiligung an internationaler Mobilität, Studienstandort, Organisationsform des Studienganges, Berufstätigkeit bei berufsbegleitend organisierten Studiengängen, Bundesförderung und allfällige Daten zu gemeinsamen ordentlichen Studien übermittelt.

Im Wege der Agentur für Qualitätssicherung und Akkreditierung Austria (AQ) werden die vorgesehenen Daten an das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung, Minoritenplatz 5, 1010 Wien, ministerium@bmbwf.gv.at und an die Statistik Austria, Guglgasse 13, 1110 Wien, info@statistik.gv.at bekannt gegeben.

Weiters werden zur Durchführung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftswahlen und für die Hochschülerschafts-Mitgliederevidenz die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten (z.B. Namen, das bildungseinrichtungsspezifische Personenkennzeichen (Matrikelnummer, Personen-kennzahl,…), Sozialversicherungsnummer oder Ersatzkennzeichen, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Adressen (Heimat- und Studienort), E-Mail-Adresse, Bezeichnung der Bildungseinrichtung samt Codierung und der Studiengang) an das Bundesrechenzentrum, Hintere Zollamtsstraße 4, 1030 Wien, Tel. +43 1 71123-0, die Bundesvertretung der österreichischen Hochschüler_Innenschaft, Taubstummengasse 7-9, 4. Stock, 1040 Wien, Tel.: 01/310 88 80-0, E-Mail: oeh@oeh.ac.at und die Hochschulvertretung der FH Vorarlberg, E-Mail: oeh@fhv.at übermittelt.

Sofern Sie ein Stipendium beziehen, werden im Wege über die Stipendien-Schnittstelle und die Agentur für Qualitätssicherung Austria an die Studienbeihilfenbehörde die notwendigen personenbezogenen Daten automationsunterstützt übermittelt. Das sind z.B. Namen, (Ausbildungs-)Semester, Studienjahr, Matrikelnummer/Personenkennzeichen, Sozialversicherungsnummer oder Ersatzkennzeichen, Datensatz-Typ (AntragstellerIn/AngehörigeR), Studierendenstatus, Beendigungsdatum, Studienbeitrag/ÖH-Beitrag, Meldung der Fortsetzung des Studiums, Studienerfolg (ECTS) und Art der Studiumsorganisation.

Für den Bezug von Leistungsstipendien ist es erforderlich, dass Ihr Vorname, Familienname, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Postleitzahl, Ort, Straße, Leistungsangebot, Betrag, Zeitraum, Datum der Leistungsgewährung und Datum der Auszahlung via Finanzonline an die Transparenzdatenbank gemeldet werden.

Sollten Sie an einem Mobilitätsprogramm für einen Studienaufenthalt im Ausland teilnehmen, werden die erforderlichen, entsprechenden Daten-Übermittlungen an die EU-Kommission, Tel.: 00 800 67 89 10 11 (aus EU-Ländern), 00 +32 2 299 96 96 (aus Nicht-EU-Ländern) den Österreichischen Austauschdienst (OeAD), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien, Tel.: +43 1 53408-0, E-Mail: info@oead.at oder Partnerinstitutionen vom International Office der FH Vorarlberg getätigt. Im Detail werden die Übermittlungsdaten an die jeweilige Gesetzeslage bzw. den Anforderungen des jeweiligen Mobilitätsprogramms angepasst.

Wenn Sie von der FH Vorarlberg für einen Förder- oder Würdigungspreis vorgeschlagen werden, werden Sie vorher angefragt, ob Sie damit einverstanden sind. Wenn das der Fall ist, werden die jeweils erforderlichen Unterlagen und Informationen an die jeweiligen die Preise verleihenden Institutionen übermittelt.

Als Studierende/r wird ein E-Mail-Account für Sie eingerichtet, dies unter Verwendung von Microsoft Office 365. Die FH Vorarlberg stellt Ihnen dieses lediglich als Email System sowie mit den damit zusammenhängenden Funktionen (z.B. Kalender, Aufgabenverwaltung) zur Verfügung. Weitere Nutzungsmöglichkeiten werden über die FH Vorarlberg nicht abgedeckt. Microsoft Office 365 wird von der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA lizenziert.

Zukünftig gilt, dass dann, wenn Sie das erste Mal zum Studium in Österreich zugelassen werden und noch an keiner Universität, Pädagogischen Hochschule, Einrichtung zur Durchführung von Fachhochschul-Studiengängen oder Privatuniversität zugelassen war, die FH Vorarlberg verpflichtet ist, Ihnen eine Matrikelnummer zuzuordnen. Dafür werden Ihre Personendaten (z.B. Namen, akademischer Grad, Adressen, Geschlecht, Geburtsdatum) an den zukünftigen Datenverbund der Universitäten, Pädagogischen Hochschulen und Fachhochschulen gemeldet und wird Ihnen eine Matrikelnummer zugeordnet. Im Fall der Durchführung gemeinsamer Studien ist es zusätzlich erforderlich, dass Studierendenbeitragsdaten, Studiendaten und Studienerfolgsdaten an den Datenverbund gemeldet werden. Darüber hinaus können erforderlichenfalls allfällige Daten zur Studienberechtigungsprüfung gemeldet werden.

Hinsichtlich allfälliger sonstiger Übermittlungen werden Sie entsprechend informiert und wenn es erforderlich ist, wird Ihre Einwilligung dafür eingeholt.

Sonstige Betroffenenrechte:
Gerne weisen wir Sie darauf hin, dass Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch haben. Anfragen beziehungsweise Anträge in diesem Zusammenhang können Sie an datenschutz@fhv.at richten.

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, können Sie diese jederzeit ebenfalls mittels E-Mail an datenschutz@fhv.at widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungen vom Widerruf unberührt bleibt.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Datenschutzbehörde beschweren.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
Fachhochschule Vorarlberg GmbH, Campus V
Hochschulstraße 1, 6850 Dornbirn
info@fhv.at, +43 5572 792-0

Kontakt für weitere Datenschutzfragen: Datenschutzbeauftragte/r: datenschutz@fhv.at