Datenschutz und Information für die Verwaltung der Anmeldedaten von Veranstaltungen
Die FHV geht mit Ihren personenbezogenen Daten sorgfältig und gewissenhaft um. Bei der Datenverarbeitung beachten wir die rechtlichen nationalen und europäischen Datenschutzbestimmungen.
Zweck der Datenverarbeitung, Datenkategorien:
Wir verarbeiten alle personenbezogen Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Anmeldung zu Veranstaltungen bekanntgegeben und an uns übermittelt haben (Anrede, Akademischer Grad, Namen, Unternehmen, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, betreffende Veranstaltung, sonstige Angaben), für die Organisation und Abwicklung der von Ihnen gewünschten Veranstaltung und gegebenenfalls für die für Sie erforderlichen Reservierungen. Dabei werden diese Daten automationsunterstützt verarbeitet. Die Anmeldung stellt den Abschluss eines zivilrechtlichen Vertrages zur Teilnahme dar. Sofern Sie uns die notwendigen Daten nicht bereitstellen, können wir Ihre Anmeldung nicht bearbeiten.
Darüber hinaus werden Ihre Daten für Direktmarketing-Zwecke für ähnliche Veranstaltungen oder Dienstleistungen der FHV verwendet.
Während der COVID-19-Pandemie, solange es erforderlich ist, einen Nachweis der geringen epidemiologischen Gefahr zu überprüfen, können mittels der „GreenCheck“-App Zertifikatsdaten in sehr eingeschränktem Umfang zur geringen epidemiologischen Gefahr überprüft werden. Die Nutzungsbedingungen, Datenschutzinformationen und weitere Informationen zu „GreenCheck“ finden Sie unter https://greencheck.gv.at/.
Sofern es sich bei der von Ihnen gewählten Veranstaltung um eine Veranstaltung im Rahmen der Reihe „Blickpunkt Wirtschaft“ handelt, informieren wir Sie darüber, dass die Daten, die Sie uns bekannt gegeben haben, intern an den Fachbereich Wirtschaft weitergegeben werden. In der Folge werden Sie angefragt, ob Sie mit dem Bezug des Newsletters einverstanden sind. Sobald Sie sich für den Newsletter angemeldet haben, senden wir Ihnen ein Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zur Bestätigung der Anmeldung (double Opt-in). Das Abo des Newsletters können Sie jederzeit stornieren. Wir löschen dann umgehend Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Newsletter-Versand. Weiters teilen wir Ihnen mit, dass die Kontaktdatenverwaltung für den Newsletter über das Unternehmen „The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp, (675 Ponce De Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, Georgia 30308 USA, privacy@mailchimp.com) kurz „Mailchimp“ erfolgt, wo Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet und gespeichert werden. Weitere Informationen sind zu finden unter https://mailchimp.com/legal/.
Foto- und Videoanfertigung: Die Anfertigung von Bild und/oder Videoaufnahmen von Personen kann ebenfalls eine Erhebung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutzgrundverordnung darstellen.
Wir informieren Sie deshalb, dass im Rahmen der Veranstaltung Bild- und/oder Videoaufnahmen (gegebenenfalls samt Audioaufnahmen) erstellt werden und diese allenfalls auch von Ihrer Person hergestellt werden. Dies erfolgt, ohne dass Sie einen Anspruch auf finanzielle Abgeltung haben, die Aufnahmen können zu Marketingzwecken der FHV verwendet werden. Die Verarbeitung dient vorrangig Marketingzwecken durch Ausnützung modernster Medien unter Verwendung dieses Bild- und/oder Videomaterials (z.B. auf der Homepage der FHV GmbH, in sozialen Medien wie z.B. Facebook, You-Tube udgl.) und sichert auf essenzielle Weise die Wettbewerbsfähigkeit der FHV und deren Bestehen. Die Verwendung erfolgt nur im für den Unternehmenszweck erforderlichen Ausmaß und in nachvollziehbarer Art und Weise sowie unter Einhaltung entsprechender technisch-organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten.
Datenschutz-Informationen zu von der FHV veranstalteten virtuellen Messen sind abrufbar unter https://www.fhv.at/datenschutz/.
Rechtsgrundlagen:
Sie stellen uns die Daten unter anderem zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, nämlich für die Anmeldung zu einer Veranstaltung sowie zum Abschluss des entsprechenden Vertrags zur Teilnahme an der von Ihnen gewählten Veranstaltung zur Verfügung.
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, es besteht hierfür keine Verpflichtung. Sie ist jedoch erforderlich, damit wir Ihre Anmeldung zur Veranstaltung berücksichtigen und die notwendigen Abwicklungen vornehmen können. Sofern Sie uns die erforderlichen Daten nicht bereitstellen, können wir Ihre Anmeldung nicht bearbeiten und Sie können nicht an der Veranstaltung teilnehmen.
Die Verwendung Ihrer Daten um Ihnen Einladungen für Veranstaltungen der FHV zukommen zu lassen (Direktmarketing) ist als berechtigtes Interesse der FHV legitimiert, wobei sich das berechtigte Interesse der FHV aus deren Bildungsauftrag und dem Bestehen im Wettbewerb ergibt (vgl. ErwGr. 47 zur DSGVO, www.privacy-regulation.eu/de/erwaegungsgrund-47-DS-GVO.htm). Sie können dieser Verarbeitung zu Direktmarketing-Zwecken jederzeit unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO per E-Mail an veranstaltungen@fhv.at widersprechen. In diesen Fällen bleibt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf unberührt davon. Sie erhalten in diesem Fall keine (weiteren) Nachrichten für Direktmarketing-Zwecke.
Die Foto- und Videoanfertigung erfolgt auf der Rechtsgrundlage der überwiegenden berechtigten Interessen der FHV gemäß Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO, welche in der Durchführung von Marketingmaßnahmen zur Sicherstellung des Bestehens im Wettbewerb bestehen. Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung für Fotos oder Videoaufnahmen. Bitte teilen Sie den Personen, die Foto- und Videoaufzeichnungen anfertigen direkt bei der Veranstaltung mit, wenn Sie nicht fotografiert, bzw. gefilmt werden wollen. Ungeachtet dessen kann aufgrund des Umstands, dass die Veranstaltung als solche fotografiert und gefilmt wird, nicht mit absoluter Sicherheit gewährleistet werden, dass Ihr Abbild auf keiner Aufzeichnung erscheint, es sei denn, Sie bleiben der Veranstaltung fern. Die Erstellung von Foto- und Videoaufzeichnungen erfolgt wie oben ausgeführt im überwiegenden berechtigten Interesse der FHV.
Als Betroffene:r haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO zu widersprechen.
Empfängerinnen und Empfänger:
Sofern die Veranstaltung gemeinsam oder in Zusammenarbeit mit einem Kooperationspartner, Fördergeldgeber oder Partnerunternehmen organisiert wird, können die Daten, die Sie uns bekannt gegeben haben, an diese ebenfalls weitergeleitet werden. Dies erfolgt im Rahmen der Vertragserfüllung.
Sofern für die Teilnahme an der Veranstaltung Teilnahmebeiträge verrechnet werden, kann sich die FHV für die Abrechnung eines externen Dienstleisters bedienen.
Anmeldetool Xing Events:
Die Anmeldung zu Veranstaltungen kann mittels Xing-Events durchgeführt werden. Hierfür werden die personenbezogenen Daten an die Xing Events GmbH, bzw. an New Works SE, jeweils mit Sitz in der Dammtorstraße 30, 20354 Hamburg, Deutschland übermittelt. Folgende Datenarten werden übermittelt:
- Aussteller:innen: Anrede, Titel, Name und Firma, E-Mail-Adresse, Passwort, sonstige Daten, die Sie uns bekannt geben.
- Besucher:innen: Anrede, Titel, Name und Firma, E-Mail-Adresse, sonstige Daten, die Sie uns bekannt geben.
Zwischen der FHV und der Xing Events GmbH bzw. der New Work SE (nachstehend kurz „XING“) wurde eine Vereinbarung über eine gemeinsame Verantwortlichkeit gem. Art. 26 DSGVO abgeschlossen. Demnach ist XING allein für die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz betreffend den technischen Betrieb der Plattform verantwortlich. Eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht hinsichtlich der Verarbeitung der Daten der Teilnehmer:innen und die FHV ist verantwortlich für ein etwaiges Importieren von Teilnehmerdaten, die Auswahl und den Versand von Werbung oder Informationen und die Erhebung und Verarbeitung von Zusatzfeldern bei der Teilnehmerregistrierung. Betroffene Personen können sich zur Wahrnehmung der ihnen zustehenden Betroffenenrechte sowohl an die FHV als auch an XING wenden. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von Xing Events finden Sie unter https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung.
Virtuelle Veranstaltung unter Verwendung von EXPO-IP.Com:
Falls die Veranstaltung in virtueller Form durchgeführt wird, nutzen wir die technische Unterstützung externer Anbieter. Sofern erforderlich werden die notwendigen Auftragsverarbeitungsvereinbarungen mit diesen abgeschlossen. Über die für den Datenschutz geltenden Bestimmungen können Sie sich jeweils mit den zur Verfügung gestellten Links informieren, z.B. EXPO-IP.Com:https://www.expo-ip.com/vertrags-und-datenschutz-dokumente (Speicherdauer höchstens 13 Monate ab Ende der Veranstaltung).
Weitere Datenschutz-Informationen zu virtuellen Veranstaltungen stehen unter https://www.fhv.at/datenschutz zur Verfügung.
Aufbewahrungsdauer:
Wir speichern die Informationen, die Sie im Anmeldeformular eingetragen und übermittelt haben samt der Bezeichnung der Veranstaltung, für die Sie sich angemeldet haben. Ihre Daten bleiben weiterhin gespeichert, solange Sie mit uns im Kontakt sind. Die Löschung erfolgt, wenn wir von Ihnen fünf Jahre lang keine Rückantwort erhalten. Unabhängig davon behalten wir uns vor, Ihre Daten auch früher zu löschen.
Sofern in Verbindung mit der Veranstaltung Teilnahmegebühren oder sonstige Zahlungen von Ihnen geleistet werden, können diese je nach Art der Veranstaltung bis zu 20 Jahre aufbewahrt werden.
Wenn die Veranstaltung virtuell durchgeführt wird, werden die Daten unter Berücksichtigung der jeweils geltenden Speicherdauern des Diensteanbieters gelöscht.
Die personenbezogenen Daten bei Dienstleistern für virtuelle Veranstaltungen werden innerhalb eines Jahres gelöscht.
Das allenfalls zu Ihrer Person angefertigte Bild/Videomaterial (samt Audioaufnahmen) wird so lange gespeichert, wie dies für die Zwecke, zu welchen es verarbeitet wird, erforderlich ist. Insbesondere ist die Speicherdauer abhängig von der Art der Abbildung (Personenanzahl, abgebildete Umgebung), dem Rahmen, innerhalb dessen die Aufnahme getätigt wurde (öffentliche Veranstaltung, Vorlesung, Sponsion), Eignung zur Darstellung der Geschichte der FHV, Eignung zur Verwendung bei Jubiläen und Festschriften, Eignung zur Verwendung auf der Website und in sozialen Medien/Netzwerken sowie in „You-Tube“ uä., Grad des Eingriffes in die Geheimhaltungsinteressen, Verwendungseignung zur Archivierung.
Diese Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen der FHV erforderlich. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten können Datenspeicherungen, die als Beweis dienen, bis zum Ende der Rechtsstreitigkeiten erfolgen.
Ihre Rechte gemäß der DSGVO:
Gerne weisen wir Sie darauf hin, dass Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch haben. Anfragen beziehungsweise Anträge in diesem Zusammenhang können Sie an datenschutz@fhv.at richten. Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung erfolgt, können Sie diese jederzeit mittels E-Mail an datenschutz@fhv.at widerrufen. Sofern die Verarbeitung aufgrund der berechtigten Interessen der FH Vorarlberg erfolgt, können Sie dagegen unter Berücksichtigung der Vorgaben gem. Art. 21 DSGVO begründet Widerspruch erheben, wobei die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf oder Widerspruch erfolgten Datenverarbeitungen vom Widerruf unberührt bleibt.
Wenn Sie der Meinung sind, dass eine rechtswidrige Datenverarbeitung vorliegt, ersuchen wir Sie, sich mit uns unter datenschutz@fhv.at in Verbindung zu setzen. Darüber hinaus haben Sie dagegen das Recht auf Beschwerde, welche bei der Österreichischen Datenschutzbehörde als zuständiger Aufsichtsbehörde einzubringen ist.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
Fachhochschule Vorarlberg GmbH, Campus V
Hochschulstraße 1, 6850 Dornbirn
info@fhv.at, +43 5572 792-0
Kontakt Datenschutzbeauftagte.r:
datenschutz@fhv.at
Für Fragen und Anliegen in Zusammenhang mit dem Datenschutz an der FHV steht Ihnen gerne unsere interne Ansprechperson zur Verfügung, welche Sie per E-Mail unter datenschutz@fhv.at erreichen können.
Stand: 27.09.2022